Alhoewel een intranet organisaties vele voordelen biedt, blijkt in de praktijk dat gebruikers niet zomaar het intranet op gaan. Managers en IT-professionals moeten samenwerken om gebruikers de voordelen ervan te laten zien.
Een intranet optimaliseert bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen die kunnen worden verbeterd door het gebruik van een intranet kenmerken zich door de volgende vijf zaken:
- Ieder bedrijfsproces waarin dynamische informatie (informatie die veel verandert) een rol speelt. Informatie die traditioneel op papier werd gepubliceerd. Voorbeelden hiervan zijn nieuwsitems, gebruikershandleidingen, productspecificaties, prijslijsten, etc.
- Ieder bedrijfsproces waarin informatie vanuit diverse bronnen wordt samengevoegd. Bijvoorbeeld een vertegenwoordiger moet toegang hebben tot orderhistorie en productinformatie (productomschrijving, prijs en beschikbaarheid) terwijl hij of zij een klant aan de telefoon te woord staat.
- Een bedrijfsproces dat veel communicatie en samenwerking tussen verschillende mensen vereist, vooral als zij zich op verschillende locaties/afdelingen bevinden. Bijvoorbeeld de communicatie tussen afdelingen als: beleid, personeelszaken, media en communicatie, administratie.
- Ieder bedrijfsproces dat afhangt van het vinden van informatie of producten. Men kan denken aan de publicatie van handboeken.
De optimalisatie van deze bedrijfsprocessen leidt tot betere informatie-uitwisseling binnen de organisatie waardoor efficienter gewerkt kan worden. Hierdoor worden primaire en ondersteunende processen gestroomlijnd waardoor operationele kosten verlaagd worden. Gebruikers zijn meer tevreden over de tijdige beschikbaarheid van informatie waardoor zij hun werk beter kunnen uitvoeren, hetgeen leidt tot een betere interne en externe service, kennisdeling en optimale samenwerking.
Voorbeelden van toepassingen
Een aantal voorbeelden van intranet toepassingen die waarde toevoegen aan de organisatie:
- Personeelszaken
- Werknemershandboek
- Telefoon directory
- Interne Vacatures
- Nieuwsbrieven
- Opinie peilingen
- Organisatie diagrammen
- Marketing en Communicatie
- Algemene organisatie informatie
- Lopende zaken
- Marktonderzoek
- Persberichten
- Training
- Administratie
- Financiele rapporten
- Budgetten
- Loon informatie
- ICT
- Helpdesk
- FAQ
- Procedure
Content Management
Veel organisaties zijn reeds begonnen met het opzetten van een intranet. Er zijn in de loop der tijd functionaliteiten aan toegevoegd en er zijn plannen voor verdere verbetering en uitbouw. Maar het intranet werkt niet zoals verwacht: het biedt geen basis voor verdere groei. De hoeveelheid informatie neemt toe, verandert vaker en wordt nauwelijks nog gelezen. Er ontstaat weerstand binnen de organisatie om het te gebruiken omdat er veel moeilijk te beheren gegevens en weinig nuttige informatie voor gebruikers te vinden is. In het ergste geval is het meest gelezen item het dagmenu in de kantine.
Het succes van een intranet wordt bepaald door succesvolle organisatorische en technische realisatie. Het intranet moet de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen en een solide basis bieden voor verdere groei.
Content Management is in deze essentieel. Content Management gaat over controle verkrijgen over uw informatiestromen, zodat deze bij de juiste personen op het juiste tijdstip beschikbaar komen. Naast het in kaart brengen en structureren van informatiestromen is een passend content management systeem onontbeerlijk. Een content management systeem is een technisch systeem om informatie te beheren.
Tot Slot
Intranetten veranderen het gezicht van de bedrijfsvoering. Ze helpen werknemers om hun dagelijkse taken beter en sneller uit te voeren door betere communicatie en samenwerking. Dit resulteert in betere relaties tussen werknemers, klanten en partners, wat te vertalen is naar kostenbesparing en (niet-)materiele winst.
Door intranetten zijn organisaties beter voorzien van middelen om te antwoorden op groei en veranderende marktsituaties. Intranetten leveren synergie tussen informatiestromen maar ook tussen leden van een organisatie. Opsommend zijn intranetten de katalysator om belangrijke organisatievoordelen te behalen, omdat ze helpen om de prestatie van een organisatie te verhogen.